唐頤控股行政總監王悅是一位擁有21年行政管理經驗的資深行政采購人，她入行的這21年也是整個辦公采購行業發生巨大變化的21年。從最初的線下詢價交易，到后來的線上下單，再到通過數字化平臺進行采購流程管理、推動公司運營降本增效，再到服務類商品的線上采購、跟蹤……她不僅是數字化采購的見證者，更是多年的實踐者。

從大量的一線實操中，王悅也對數字化采購的價值有了更深刻的理解，她將其總結為三點：第一，供應商選擇面擴大，價格透明，直接降低了采購成本；第二，詢價、比價、申請、下單、物流等等都可以通過線上進行追蹤、管理，顯著提高采購效率；第三，采購數字化還會推動公司整體數字化辦公，公司效率提升進入正向循環。

尋源更快、決策更準、履約更透明 數字化全面提升實物采購效率

在王悅剛剛從業時，B2B電商尚未出現，線下門店還是唯一的采購渠道。“那時候我們采購更多的是去一些小商品市場，面對面的詢價方式時間成本很高，之后還需要人工填寫大量的紙質單據，比如審批、合同、對賬……不僅效率低，透明度也難以保障。”

后來隨著電商行業的不斷發展，特別是以京東為代表的企業推出了專門服務企業客戶的業務后，王悅也開始嘗試在工作中應用數字化采購。“剛開始接觸數字化采購主要是進行實物類的物資采購，比如我們會根據公司年初做的人員招聘計劃，按月為全國各分公司入職的新員工采購電腦。后續，關于公司日常辦公、員工生日禮、司齡禮等不同場景的物資采購也陸續通過線上來完成。”王悅說道。

對于數字化采購帶來的改變，王悅直觀的感受就是“效率”的提升。在尋源階段，數字化采購平臺上只需要輸入關鍵詞就能推薦海量的商品，同時價格也一目了然，比價十分方便；交易階段，采購人也能夠通過后臺看到所有供應商的信息及不同供應商的優勢類目，讓決策效率更高；在履約交付階段，線上平臺能夠全程實時反饋過程信息，便于采購人跟蹤物流進度、確保及時交付。

對此，王悅分享了一個2015年年會采購的故事。當時王悅所在公司計劃在哈爾濱籌備一場600-800人的大型年會。由于公司總部和主要職能類崗位人員都位于北京，哈爾濱分公司只有小規模團隊，難以獨立完成年會的籌備工作，如何保障年會物資順利到位成為王悅面臨的課題。擺在王悅面前的方案有兩個：一是北京這邊提前采購好演出和獎品環節的道具、物料，到時候隨隊一同帶去哈爾濱；二是通過京東企業業務進行線上采購和預訂，然后異地發貨。經過再三思考，王悅選擇了后者。她表示，第一種方案不僅要多搬運一次物料、加大了前期統籌的工作量，也會帶來額外的物流成本。

于是王悅帶領北京行政及采購團隊成立了年會籌備小組，確定了整個活動的策劃方案以及相關的物料、禮品標準后，統一通過京東企業業務下單發貨，哈爾濱團隊只需要配合物料簽收工作。王悅回憶，“那次活動整體的采購支出大約有六十萬，京東不僅保障了所有物料及時送達年會現場，相關禮品規格也完全符合我們的要求，更為關鍵的是從前期部署到每一種物料的尋源以及中間的費用控制，都非常透明，我們也幾乎沒有投入額外的人力成本，有效控制了整體的采購成本。”

從實物商品到裝修服務，數字化進一步釋放采購降本增效空間

目前，王悅對于數字化采購的應用已不僅僅局限于辦公設備、員工福利、年會物資這樣的實物類采購，在工裝基建乃至服務商采購中也進行了大膽嘗試，并取得了良好的效果。

唐頤控股屬于生物醫藥行業，作為一家快速發展的雙高新企業集團，業務的高速發展和快速迭代也讓采購每時每刻都會面臨著新需求。“基于公司業務經營和戰略發展需要，唐頤控股經常會在不同城市增設新的分公司。對于采購而言，新址裝修就成為我們的重要工作之一。”王悅說道，“此前在數字化采購方面有了一定的經驗和良好的體驗，我們也開始嘗試將服務類的采購逐漸轉移到線上。”

王悅介紹，2022年唐頤控股上海分公司需要進行裝修采購。由于上海分公司是一條完整的生產線，需要一系列的配套設施，辦公面積超過2000平方米，如果采用打包式的線下裝修服務商不僅費用非常高昂，對于各項細節物料和服務的價格水平也難以精準把控。

于是王悅開始嘗試通過數字化采購，讓整個裝修更加透明。身在北京的王悅，首先讓上海同事協助對整個裝修場地以及強弱電布線需求進行了準確測算，然后通過京東企業業務開展了數字化尋源，為每一項主材、輔材及服務匹配了專業的上海本地供應商，并對相應的收貨、安裝、統一調試、驗收、清潔等服務進行整體跟蹤。

“相比于傳統線下供應商的打包式報價，通過京東企業業務采購我們不僅能夠清晰地看到每一項主材、輔料和服務的價格，還可以很方便地進行比價，透明度得到大幅提升。”據王悅測算，此次裝修中，僅為公司尋找弱電供應商這一項，數字化采購就為唐頤控股節省了大約20%的費用。

“目前，唐頤在全國有多家分子公司，因為地域的關系，如果沒有數字化的支持，作為集團行政采購的管理者，我很難獲得真實有效的數據，并對未來的采購工作進行優化調整。今后，唐頤控股也會繼續打通分公司間的數字化采購體系，以更高效的采購工作，為整個集團的增長助力。我們行政采購部門也會通過持續的突破與探索，實現自身的成長。”王悅表示。